Hotelkosten im Griff

In der ersten Folge dieser Serie ging es um klassische Hotel-Kennzahlen wie ADR, RevPAR oder GOP. Dieses Mal liegt der Fokus bewusst auf der Kostenseite.

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Denn steigende Energiepreise, höhere Personalkosten und volatile Nachfrage zeigen: Nicht der Umsatz allein entscheidet über den Erfolg eines Hotels, sondern wie gut die Kosten im Griff sind.

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Wer seine Hotelkosten regelmäßig analysiert, erkennt Einsparpotenziale frühzeitig, kann gezielt optimieren und gewinnt finanzielle Stabilität. Schon wenige Kennzahlen reichen aus, um Transparenz zu schaffen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Hier sind fünf zentrale Kosten-Kennzahlen, die Hoteliers im Blick behalten sollten.

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1. Personalkostenquote im Hotel

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Die Personalkostenquote zeigt, welcher Anteil des Gesamtumsatzes für Gehälter und Lohnnebenkosten aufgewendet wird.

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Formel:
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Gesamtumsatz × 100

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Praxisbeispiel:
Ein Monat läuft mit 100.000 € Umsatz. Die Personalkosten liegen bei 35.000 €.
→ Personalkostenquote = 35 %

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Steigt diese Quote spürbar, ohne dass die Auslastung oder Servicequalität zunehmen, lohnt sich ein genauer Blick auf Dienstplanung, Überstunden oder Prozessabläufe.

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Nutzen im Alltag:
Die Kennzahl hilft dir, Personaleinsatz und Nachfrage zusammenzudenken - nicht erst am Monatsende, sondern laufend.

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2. Wareneinsatzquote (F&B-Kostenquote)

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Die Wareneinsatzquote zeigt, wie viel Prozent des F&B-Umsatzes für Lebensmittel und Getränke ausgegeben werden.

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Formel:
Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ F&B-Umsatz × 100

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Praxisbeispiel:
F&B-Umsatz: 40.000 €
Wareneinsatz: 14.000 €
→ Quote = 35 %

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Lag die Quote im Vorjahr bei 30 %, machen diese fünf Prozentpunkte einen deutlichen Unterschied in der Jahresprofitabilität. Ursachen können höhere Einkaufspreise, größere Portionsgrößen oder Lagerverluste sein.

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Nutzen im Alltag:
Die Kennzahl macht Margenveränderungen sichtbar, bevor sie sich unbemerkt summieren.

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3. Fixkosten pro verfügbarem Zimmer

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Diese Kennzahl zeigt, welche Fixkosten unabhängig von der Belegung pro Zimmer anfallen - etwa Pacht, Versicherungen, IT-Verträge oder Grundgehälter.

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Formel:
Fixkosten pro Zimmer = Fixkosten ÷ Anzahl verfügbarer Zimmer

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Praxisbeispiel:
Fixkosten im Monat: 50.000 €
25 Zimmer
→ 2.000 € Fixkosten pro verfügbarem Zimmer

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Diese Zahl verdeutlicht, wie hoch der strukturelle Kostendruck deines Betriebs ist – unabhängig davon, ob Zimmer verkauft werden oder leer bleiben.

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Nutzen im Alltag:
Sie hilft, Fixkostenblöcke gezielt zu hinterfragen und die eigene Abhängigkeit von hoher Auslastung realistisch einzuschätzen.

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4. Break-even-Auslastung im Hotel

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Die Break-even-Auslastung zeigt, ab welcher Belegung dein Hotel seine Fixkosten deckt. Grundlage ist der Deckungsbeitrag pro belegtem Zimmer - also Umsatz minus variable Kosten pro Zimmer.

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Vereinfachte Berechnung:
Break-even belegte Zimmer = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro belegtem Zimmer
Break-even-Auslastung = belegte Zimmer ÷ verfügbare Zimmer × 100

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Praxisbeispiel:
Fixkosten im Monat: 50.000 €
Deckungsbeitrag pro Zimmernacht: 100 €
→ 500 belegte Zimmernächte notwendig

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Bei 25 Zimmern über 30 Tage (750 verfügbare Zimmernächte) entspricht das rund 67 % Auslastung.

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Nutzen im Alltag:
Diese Kennzahl schafft Klarheit. Du weißt genau, ab welchem Punkt dein Betrieb wirtschaftlich arbeitet und wann Handlungsbedarf besteht.

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5. Kosten pro belegtem Zimmer

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Diese Kennzahl zeigt, was dich ein belegtes Zimmer tatsächlich kostet.

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Formel:
Kosten pro belegtem Zimmer = Gesamtkosten ÷ belegte Zimmer

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Praxisbeispiel:
Gesamtkosten im Monat: 80.000 €
Belegte Zimmernächte: 800
→ 100 € pro belegter Zimmernacht

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Sinkt die Belegung, steigen die Kosten pro Zimmer automatisch, selbst wenn sich an der Kostenstruktur wenig ändert. Genau deshalb ist diese Kennzahl so aufschlussreich.

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Nutzen im Alltag:
Sie hilft dir zu beurteilen, ob deine Preise deine tatsächlichen Kosten decken, oder ob deine Marge unter Druck gerät.

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Kostenkontrolle schafft unternehmerische Ruhe

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Kostenoptimierung im Hotel bedeutet nicht, überall zu sparen. Es bedeutet, bewusst zu steuern.

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Mit diesen fünf Kennzahlen erkennst du:

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• ob dein Personaleinsatz wirtschaftlich sinnvoll ist
• ob dein Wareneinsatz effizient arbeitet
• wie hoch dein struktureller Fixkostenblock ist
• ab welcher Auslastung dein Hotel profitabel arbeitet
• und wie stark die Belegung deine Stückkosten beeinflusst

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profitize unterstützt dich dabei, deine relevanten Finanz- und Kostenkennzahlen zentral zu bündeln, transparent darzustellen und in den richtigen Kontext zu setzen.

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Statt Zahlen aus PMS, POS, HR-System oder Buchhaltung manuell in Excel zusammenzuführen, laufen alle relevanten Daten zentral zusammen. So erkennst du Entwicklungen nicht erst am Monatsende, sondern laufend.

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Steigen etwa Personalkosten schneller als Umsatz oder Auslastung, wird sichtbar, ob die Produktivität pro belegtem Zimmer sinkt. Abweichungen vom Budget - etwa bei Wareneinsatz oder Energie - werden früh markiert, bevor sie sich über mehrere Wochen summieren.

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So entsteht kein Zahlenfriedhof, sondern ein klares Frühwarnsystem für Kostenentwicklungen.Und genau das schafft unternehmerische Sicherheit im Alltag.