Betriebskosten im Blindflug

90 % Fehlerquote: Das unsichtbare Risiko hinter den Zahlen

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Eine Untersuchung des Prüfunternehmens Mineko aus dem Jahr 2024 offenbart Erschreckendes: Neun von zehn geprüften Betriebskostenabrechnungen in Hotels, Boardinghouses und Serviced Apartments waren fehlerhaft. Der durchschnittliche Fehlerbetrag? Rund 45.989 Euro – pro Abrechnung.

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Umgerechnet auf den Monat sind das 0,56 Euro pro Quadratmeter. In einem Hotel mit 5.000 m² Fläche ergibt das monatlich fast 3.000 Euro zu viel – aufs Jahr gerechnet ein fünfstelliger Betrag.

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Diese Zahl ist kein Ausreißer, sondern die Regel. Ein Fall aus Stuttgart zeigt, welches Potenzial hinter einer Prüfung steckt: Dort wurde eine geforderte Nachzahlung von 26.868 Euro nach exakter Überprüfung auf nur 3.500 Euro reduziert. Eine Differenz von über 23.000 Euro – verursacht unter anderem durch fehlerhafte Umlagen, Kalkulationsfehler und falsche Verteilerschlüssel.

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Typische Fehlerquellen – und wie sie sich vermeiden ließen

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Laut Mineko liegen die Hauptursachen in drei Kategorien:

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• Nicht umlagefähige Kosten (84 %) – z. B. Instandhaltungen, Rechtsberatung oder Verwaltungskosten, die fälschlich weiterberechnet werden
  
  
• Falsche oder veraltete Verteilerschlüssel (48 %) – etwa wenn Flächenanteile oder Leerstände nicht korrekt berücksichtigt sind
  
  
• Formfehler (27 %) – etwa fehlerhafte Abrechnungszeiträume oder Fristverstöße
  
  

Diese Mängel führen nicht nur zu überhöhten Zahlungen, sondern bergen auch rechtliche Risiken.

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Warum viele Fehler unentdeckt bleiben – und Betreiber Geld verschenken

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Bemerkenswert ist: Die Initiative zur Prüfung kommt fast immer erst bei auffällig hohen Forderungen – meist von der Geschäftsführung oder dem Controlling. Gutschriften werden hingegen selten überprüft. Das bedeutet: Viele Hoteliers zahlen zu viel – ohne es zu merken.

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Gründe dafür sind laut Experten:

• Fehlendes Fachwissen im Vertragsrecht
  
  
• Zeitmangel im operativen Alltag
  
  
• Intransparente Datenlage (z. B. durch viele manuelle Prozesse)
  
  
• Fehlende Vergleichswerte (MieterEngel)
  
  

Gerade Letzteres ist ein zentrales Problem: Ohne Benchmark oder klaren Überblick können Verteilerschlüssel oder Einzelpositionen kaum bewertet werden.

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Von der Pflicht zur Chance: Betriebskosten als strategisches Steuerungstool

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„Betriebskostenabrechnungen sind weit mehr als Verwaltungsaufgaben“, heißt es im Fazit der Mineko-Studie. Wer die Abrechnungen strategisch nutzt, kann nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch Einsparpotenziale erkennen – etwa in den Bereichen Energie, Personalnebenkosten oder Reinigung.

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Ein strukturierter, regelmäßiger Abgleich von Abrechnung und tatsächlichem Betrieb ist dabei essenziell – besonders in Zeiten hoher Energiepreise und schwankender Auslastung.

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Digitale Kontrolle statt Papierchaos – wie moderne Tools helfen können

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Gerade in komplexen Hotelstrukturen (mit mehreren Betrieben, Mietverhältnissen, Energiequellen oder Dienstleistern) wird die manuelle Prüfung zur Herkulesaufgabe. Moderne Finanzplattformen wie profitize integrieren automatisiert Daten aus PMS, POS, Energieversorgern und Buchhaltungssystemen.

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Statt sich durch Papierordner zu kämpfen, erhalten Betreiber eine KI-gestützte Übersicht, die fehlerhafte oder ungewöhnliche Kostenentwicklungen frühzeitig erkennt – etwa plötzliche Sprünge im Energieverbrauch oder nicht nachvollziehbare Kostenverteilungen auf Betriebe.

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So wird aus einer statischen Abrechnung ein dynamisches Analyseinstrument – ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen.

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Keine Nebenbaustelle – Betriebskosten verdienen Aufmerksamkeit

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In der Hotellerie entscheiden oft wenige Prozentpunkte über Gewinn oder Verlust. Betriebskosten wirken dabei oft unsichtbar, aber mit enormer Hebelwirkung. Die hohe Fehlerquote zeigt: Eine konsequente, datengestützte Prüfung ist kein "Nice-to-have", sondern wirtschaftliche Notwendigkeit.

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Denn: Wer nicht prüft, zahlt. Wer versteht, spart.

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