Costi operativi nel volo alla cieca

Tasso di errore del 90%: il rischio invisibile dietro le cifre

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Un'indagine della società di revisione Mineko dal 2024 rivela cose spaventose: nove dichiarazioni dei costi operativi su dieci verificate in hotel, pensioni e appartamenti serviti non erano corrette. L'importo medio dell'errore? Circa 45.989 euro per fattura.

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Convertito in mese, questo è 0,56 euro al metro quadrato. In un hotel con una superficie di 5.000 m², ciò equivale a quasi 3.000 euro di troppo al mese, un importo a cinque cifre all'anno.

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Questo numero non è un valore anomalo, ma la regola. Un caso di Stoccarda dimostra il potenziale di un audit: dopo una verifica precisa, un rimborso richiesto di 26.868 euro è stato ridotto a soli 3.500 euro. Una differenza di oltre 23.000 euro, causata, tra l'altro, da allocazioni errate, errori di calcolo e codici di distribuzione errati.

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Fonti di errore tipiche e come evitarle

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Secondo Mineko, le cause principali si dividono in tre categorie:

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• Spese non ammissibili all'assegnazione (84%) — ad esempio costi di manutenzione, consulenza legale o amministrativi ricalcolati erroneamente
  
  
• Chiavi di distribuzione errate o obsolete (48%) — ad esempio, se le quote fondiarie o i tassi di posti vacanti non vengono presi correttamente in considerazione
  
  
• Errore formale (27%) — ad esempio periodi di fatturazione errati o violazioni delle scadenze
  
  

Queste carenze non solo comportano pagamenti eccessivi, ma comportano anche rischi legali.

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Perché molti errori non vengono rilevati e fanno risparmiare denaro agli operatori

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Ciò che è notevole è che l'iniziativa per l'audit arriva quasi sempre solo con richieste notevolmente elevate — di solito dalla direzione o dal controllo. I crediti, invece, sono controllato raramente. Ciò significa che molti albergatori pagano troppo, senza nemmeno rendersene conto.

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Secondo gli esperti, le ragioni di ciò sono:

• Mancanza di esperienza in materia di diritto contrattuale
  
  
• Mancanza di tempo nella vita operativa quotidiana
  
  
• Dati non trasparenti (ad esempio a causa di molti processi manuali)
  
  
• Valori comparativi mancanti (Mieter Engel)
  
  

Quest'ultimo è in particolare un problema chiave: senza un benchmark o una panoramica chiara, i codici di distribuzione o i singoli articoli difficilmente possono essere valutati.

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Da obbligo a opportunità: i costi operativi come strumento di gestione strategica

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«Le dichiarazioni dei costi operativi sono molto più che semplici compiti amministrativi», è la conclusione dello studio Mineko. Chi utilizza la fatturazione in modo strategico può non solo evitare errori, ma anche identificare potenziali risparmi, ad esempio nei settori dell'energia, dei costi del personale ausiliario o della pulizia.

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Una riconciliazione strutturata e regolare tra fatturazione e funzionamento effettivo è essenziale, soprattutto in tempi di prezzi elevati dell'energia e fluttuazioni dell'utilizzo.

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Controllo digitale anziché caos cartaceo: in che modo gli strumenti moderni possono aiutare

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Soprattutto nelle strutture alberghiere complesse (con diverse società, locazioni, fonti di energia o fornitori di servizi), i test manuali stanno diventando un compito arduo. Piattaforme finanziarie moderne come profitize integra automaticamente i dati provenienti da PMS, POS, fornitori di energia e sistemi contabili.

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Invece di farsi strada tra le cartelle cartacee, gli operatori ottengono un Panoramica basata sull'intelligenza artificiale, che rileva precocemente l'evoluzione dei costi errata o insolita, come improvvisi aumenti del consumo di energia o distribuzioni incomprensibili dei costi tra le aziende.

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Questo trasforma la fatturazione statica in uno strumento di analisi dinamico, senza la necessità di risorse di personale aggiuntive.

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Nessun cantiere secondario: i costi operativi meritano attenzione

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Nel settore alberghiero, pochi punti percentuali determinano spesso profitti o perdite. I costi operativi appaiono spesso invisibili, ma esercitano un'enorme influenza. L'elevato tasso di errore dimostra che un audit coerente e basato sui dati non è una soluzione «piacevole», ma una necessità economica.

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Perché: se non controlli, paghi. Se capisci, risparmi.

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