Die 5 teuersten Blindstellen in der Hotelkalkulation

Volle Häuser, gute Bewertungen, steigende Umsätze. Und trotzdem bleibt am Ende des Monats weniger übrig als erwartet. Dieses Muster ist in der Hotellerie häufiger als man denkt. Meistens liegt es nicht an der Auslastung – sondern daran, was im Betrieb unsichtbar bleibt.

‍

Hotels verfügen über eine Vielzahl an Daten. Was ihnen oft fehlt, ist der Überblick über ihre Hotelfinanzen.

‍

PMS, POS, Lohnverrechnung, Energieversorger, Steuerberater - die Informationen existieren. Aber sie liegen verteilt, kommen zeitverzögert an und lassen sich kaum miteinander in Beziehung setzen. Das Ergebnis: Entscheidungen entstehen aus dem Bauchgefühl. Und Kosten, die man nicht sieht, kann man nicht steuern.

‍

Aus der Arbeit mit über 150 Hotels im DACH-Raum zeigt sich immer wieder dasselbe Bild: Es sind nicht die großen Krisen, die Hotels finanziell unter Druck setzen. Es sind fünf strukturelle Blindstellen – die meisten davon lösbar, sobald man sie kennt.

‍

Blindstelle 1: Der Umsatz läuft – der Gewinn fehlt trotzdem

‍

„Umsatz ist wie Schnee – er verdeckt alles." Dieser Satz stammt von Till Schäfer, Managing Director Finance bei Falkensteiner Hotels & Residences. Er bringt auf den Punkt, was viele Hoteliers zu spät erkennen.

‍

Ein starkes Umsatzjahr kann eine schleichende Kostendrift vollständig überdecken. Solange die Belegung hoch ist und die Einnahmen fließen, fällt nicht auf, dass Wareneinsatz, Energiekosten oder Dienstleisterverträge längst aus dem Ruder gelaufen sind. Erst wenn der Schnee schmilzt – also wenn die Saison endet oder die Auslastung zurückgeht – zeigt sich, was darunter liegt.

‍

Was das konkret bedeutet: Ein Hotel mit ca. 100 Zimmern und einem Jahresumsatz von 11 Mio. hatte in zwei aufeinanderfolgenden Jahren zwar eine Umsatzsteigerung von 15%, der GOP sank im zweiten Jahr trotzdem um ca. 10% – weil gestiegene Personalkosten und ungeprüfte Fixkosten nie sichtbar wurden. Der Steuerberater lieferte die Zahlen erst zu Geschäftsjahresende. Zu spät für operative Korrekturen.

‍

Was hilft: Nicht Umsatz im Blick behalten – sondern Deckungsbeitrag. Und das nicht monatlich im Nachhinein, sondern laufend.

‍

Blindstelle 2: Personalkosten werden geplant – aber nicht gesteuert

‍

Personal ist in der Regel der größte Kostenblock eines Hotels. In der österreichischen Ferienhotellerie liegt die Personalkostenquote im Median bei rund 35–38 % des betrieblichen Umsatzes – je nach Betriebsgröße und Kategorie. Trotzdem wird Personalplanung in vielen Betrieben noch weitgehend aus dem Gefühl heraus gemacht: Erfahrungswerte, Saisonmuster, Stammteam.

‍

Das Problem ist nicht die Planung – es ist die fehlende Verbindung zwischen Forecast und tatsächlichem Einsatz. Wenn absehbar ist, dass eine Woche schwächer wird als geplant, aber die Dienstpläne bereits stehen, entstehen unnötige Kosten. Wenn umgekehrt eine starke Buchungswoche kommt und das Team knapp ist, leidet die Servicequalität.

‍

Was das konkret bedeutet: In einem Südtiroler Hotel mit 40 Zimmern konnten die Personalkosten durch den Einsatz von profitize um 10 % gesenkt werden – bei gleichbleibender Servicequalität. Entscheidend war nicht Personalabbau, sondern präzisere Steuerung: Forecast-Daten wurden mit tatsächlichen Arbeitsstunden verknüpft, Abweichungen wurden sichtbar – rechtzeitig genug zum Gegensteuern.

‍

Was hilft: Forecast und Personaleinsatz müssen miteinander sprechen. Wenn beides in getrennten Systemen lebt, fehlt die Grundlage für jede Entscheidung.

‍

Blindstelle 3: Fixkosten die einfach durchlaufen

‍

Internetanbieter. Kassenwartung. Lohnverrechnungssoftware. Energieliefervertrag. Diese Kosten landen jeden Monat auf der Ausgabenseite – und werden selten hinterfragt. Nicht aus Gleichgültigkeit, sondern weil im Tagesgeschäft die Zeit fehlt.

‍

Das Ergebnis: Viele Hotels zahlen Jahr für Jahr denselben Preis plus Indexierung, ohne zu prüfen, ob der Preis marktgerecht ist, ob der Vertrag besser verhandelt werden könnte oder ob die Leistung überhaupt noch genutzt wird.

‍

Was das konkret bedeutet: Viele Hoteliers wissen, dass ihre Fixkosten „irgendwie" in Ordnung sind - nur eben nicht, ob das stimmt. Ohne externen Vergleichsmaßstab gibt es keinen Anhaltspunkt. Ein Internetvertrag, der seit drei Jahren unverändert läuft, fällt nicht auf. Ein Reinigungsdienstleister, der jährlich um den Inflationsindex erhöht wird, auch nicht. Erst wenn man ähnliche Betriebe nebeneinanderstellt, werden Abweichungen sichtbar und damit auch das Potenzial, das still und leise jeden Monat liegenbleibt.

‍

Was hilft: Fixkosten brauchen denselben kritischen Blick wie variable Kosten. Und einen Vergleichsmaßstab – denn ohne externen Benchmark weiß man nicht, ob man gut liegt oder nicht.

‍

Blindstelle 4: Zu viele Daten – zu wenig Überblick

‍

Viele Hotels haben mehr Daten als je zuvor. PMS, POS, Buchhaltungssystem, HR-Software, Energiezähler. Das Problem ist nicht Datenmangel – es ist Datenfragmentierung. Jedes System liefert seine eigene Wahrheit, in seinem eigenen Format, zu seinem eigenen Zeitpunkt.

‍

Wer seine Buchhaltung vollständig an den Steuerberater ausgelagert hat, bekommt die Zahlen oft in einer Tiefe, die für gesetzliche Anforderungen ausreicht – aber nicht für operative Steuerung. Kostenstellen fehlen. Buchungstiefe fehlt. Die Möglichkeit, einen Ausreißer in der Getränkekalkulation von einem in der Reinigungsmittelrechnung zu unterscheiden, fehlt.

‍

Das Ergebnis: Man ahnt, dass etwas nicht stimmt. Aber man kann nicht genau sagen wo. Und weil keine Klarheit da ist, trifft man keine Entscheidung – oder die falsche.

‍

Was das konkret bedeutet: Ein Betrieb mit 60 Zimmern arbeitete mit 7 unterschiedlichen Systemen, deren Daten nicht miteinander verknüpft waren. Für monatliche Berichte wurden Daten manuell zusammengeführt – ein Aufwand von ca. 20 Stunden pro Monat. Nach der Zusammenführung in profitize wurden erstmals Kostenpositionen sichtbar, die jahrelang im Rauschen untergegangen waren – darunter überdurchschnittlich hohe Kosten für Reinigungsmaterial und Software, die teilweise jahrelang mitgezogen wurden, ohne hinterfragt zu werden.

‍

Was hilft: Daten müssen nicht mehr sein – sie müssen verbunden sein. Ein Gesamtbild entsteht nicht durch mehr Berichte, sondern durch eine gemeinsame Datenlogik.

‍

Blindstelle 5: Unterjähriger Finanz-Blindflug

‍

In vielen Hotels liegt der Monatsabschluss für Jänner erst Mitte Februar vor. Manchmal im März. Die Zahlen sind korrekt, aber sie sind Geschichte. Was im Jänner schief gelaufen ist, lässt sich im März nicht mehr korrigieren.

‍

Dieses strukturelle Zeitproblem betrifft besonders Betriebe, deren Buchhaltung extern geführt wird. Der Steuerberater liefert, was vereinbart ist, aber nicht mit der Geschwindigkeit, die operative Steuerung erfordert. Das Ergebnis ist kein klassischer Informationsmangel, sondern unterjähriger Blindflug: Man fliegt das Jahr hindurch, ohne zu wissen, wo man gerade steht.

‍

Was das konkret bedeutet: Ein Hotel erhält seinen Monatsabschluss im Schnitt 20 Tage nach Monatsende. Kostenschwankungen - etwa ein ungewöhnlich hoher Wareneinsatz oder gestiegene Energiekosten - werden dadurch erst mit mindestens drei Wochen Verzögerung erkannt. In dieser Zeit läuft der Ausreißer einfach weiter. Hochgerechnet auf ein Geschäftsjahr ergibt sich daraus ein verpasstes Optimierungspotenzial von ca. 200.000 € - nicht durch eine einzelne Fehlentscheidung, sondern durch zu spätes Erkennen von Abweichungen, die korrigierbar gewesen wären.

‍

Was hilft: Nahezu-Echtzeit-Transparenz ist kein Luxus. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Entscheidungen noch etwas bewirken können.

‍

Selbstcheck: Wie viele Blindstellen hat Ihr Betrieb?

‍

Fünf Fragen. Ehrliche Antworten genügen.

‍

1. Wissen Sie in Echtzeit, wie Ihr letzter Monat abgeschlossen hat?
2. Sind Ihre Personalkosten mit Ihrem aktuellen Dienstplan abgestimmt?
3. Wann haben Sie zuletzt Ihre Fixkostenpositionen aktiv geprüft?
4. Haben Sie einen Vergleichswert für Ihre wichtigsten Kostenpositionen?
5. Sehen Sie Ihre Zahlen aus PMS, POS und Buchhaltung an einem Ort?

‍

Wer drei oder mehr Fragen mit Nein beantwortet, hat strukturellen Handlungsbedarf – unabhängig davon, wie gut die Auslastung gerade ist.

‍

Was als nächstes?

‍

Dieser Guide gibt einen Überblick. Was er nicht leistet: die Analyse des eigenen Betriebs.

profitize bietet Hoteliers eine kostenlose Demo, in der wir gemeinsam anschauen, wo in Ihrem Betrieb Transparenz fehlt und was das konkret kostet.

Demo buchen

‍

profitize ist eine KI-gestützte Finanzplanungs- und Analyseplattform für Hotels. Mehr als 150 Betriebe in über 5 Ländern nutzen profitize, um Kosten zu steuern und Erträge zu optimieren.