Gestire efficacemente i costi del personale in hotel

Quando la pianificazione non riesce a stare al passo con la realtà

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Gli hotel sono abituati a lavorare con le previsioni. Occupazione, fatturato, pick-up: tutto viene analizzato, valutato e utilizzato strategicamente.

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Tuttavia, una questione fondamentale viene considerata in modo meno sistematico:
l'impiego del personale è adeguato alla domanda prevista?

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In molte aziende, i turni di lavoro vengono ancora stabiliti in base all'esperienza, alla routine o ai valori dell'anno precedente. Questo approccio funziona finché la domanda rimane stabile. Tuttavia, in tempi di prenotazioni a breve termine, aumento dei salari e mercati volatili, questo approccio non è più sufficiente.

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Gli effetti spesso si manifestano solo con la busta paga:

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• Straordinari nelle settimane intense
• personale in esubero nei periodi tranquilli
• aumento della quota dei costi del personale nonostante il buon livello di occupazione

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Il problema non è la mancanza di controllo, ma la mancanza di collegamento.

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Le previsioni non si limitano al fatturato

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Una previsione indica il numero previsto di ospiti.
Ma mostra anche il carico di lavoro operativo che ne deriverà.

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Più arrivi significano più pulizie delle camere.
Un'occupazione più elevata richiede una maggiore presenza nel servizio.
Le sale colazione piene aumentano il fabbisogno di personale in cucina e nel servizio.

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Ciononostante, in molti hotel le previsioni della domanda e la pianificazione dell'orario di lavoro vengono considerate separatamente. È proprio qui che entra in gioco il tracker di produttività profitize.

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Questa funzione collega i dati previsionali alle informazioni effettive sull'orario di lavoro provenienti dal sistema HR. Consente di verificare se le ore pianificate corrispondono al carico di lavoro previsto o se si verifica uno squilibrio.

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Se, ad esempio, si prospetta una settimana intensa e contemporaneamente diversi collaboratori sono assenti, questa situazione viene individuata tempestivamente. Il tracker della produttività suggerisce di adeguare i turni o di distribuire diversamente le capacità.

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Importante:
non si tratta di interventi automatici o di regole rigide. La decisione spetta all'albergatore.
Il tracker della produttività fornisce un orientamento, non un'istruzione.

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Esempio pratico: 40 camere, 10% in meno di costi del personale

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Un hotel a conduzione familiare con 40 camere si trovava in una situazione familiare:
il tasso di occupazione era stabile, il fatturato soddisfacente, ma i costi del personale continuavano ad aumentare. La percentuale era pari a circa il 38% del fatturato.

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A prima vista tutto sembrava nella norma. Solo l'analisi con il tracker di produttività profitize ha rivelato delle discrepanze strutturali:

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• Il servizio di pulizia era sovraffollato nei giorni di minor afflusso
• Nel reparto assistenza si verificavano regolarmente straordinari nei giorni di punta.
• La pianificazione delle ferie e i contratti stagionali non erano in linea con la domanda effettiva.

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Il collegamento tra le previsioni e i dati relativi all'orario di lavoro ha evidenziato chiaramente in quali settimane erano state pianificate molte più ore di quelle economicamente sensate.

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Grazie ad adeguamenti mirati, modelli di turni più flessibili, una pianificazione delle ferie più lungimirante e un migliore coordinamento tra i reparti, il rapporto tra costi del personale e fatturato è sceso dal 38% al 34% circa nel giro di un anno.

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Ciò corrisponde a una riduzione di circa il 10%.
Con un fatturato annuo di 2 milioni di euro, ciò significa un risparmio di circa 80.000 euro all'anno.

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Fondamentale:
non si trattava di ridurre il personale, ma di ottenere un controllo più preciso.

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Piccole differenze, grande effetto

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Nel settore alberghiero, differenze apparentemente minime possono sommarsi rapidamente.

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Due dipendenti aggiuntivi alla settimana per 40 ore ciascuno, con un costo salariale medio di 20 euro l'ora, comportano oltre 3.000 euro di costi aggiuntivi al mese, ovvero più di 36.000 euro all'anno.

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Senza una trasparenza strutturata, tali effetti spesso rimangono nascosti.

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Il tracker di produttività profitize analizza quotidianamente i dati provenienti dal PMS, dal sistema HR e dalla struttura finanziaria. Riconosce i modelli, mostra le discrepanze tra domanda e impiego del personale e aiuta a intervenire tempestivamente, prima che gli errori di pianificazione si riflettano nella chiusura mensile.

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Produttività significa precisione di adattamento

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La produttività in un hotel non significa impiegare il minor numero possibile di personale.
Significa pianificare il personale in base alla domanda.

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Chi combina sistematicamente previsioni e orario di lavoro ne trae vantaggio:

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• Costi del personale più stabili
• Meno frenesia operativa
• Maggiore sicurezza nella pianificazione per i collaboratori
• Chiarezza per proprietari e investitori

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Soprattutto in tempi economicamente difficili, questa trasparenza è determinante per la redditività effettiva di un'azienda.

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Quando la pianificazione diventa controllo

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Gli hotel hanno imparato a gestire i propri prezzi in modo dinamico.
Il prossimo passo logico è la gestione dinamica dell'impiego del personale.

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Il tracker di produttività profitize rende visibile la correlazione tra domanda, rendimento orario e quota dei costi.
Non sostituisce la decisione dell'albergatore, ma ne crea le basi.

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Perché alla fine non è solo il carico di lavoro a determinare il profitto,
ma anche l'interazione tra precisione oraria, qualità del servizio e costi.

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Ed è proprio qui che nasce la redditività sostenibile.

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